sunnuntai, 13. marraskuu 2016

Virtuaalitiimit

Virtuaalitiimit ja niiden hyödyt

Virtuaalitiimeiksi sanotaan tiimejä, joiden jäsenet kommunikoivat sähköisesti käyttäen työskentelyssä teknisiä apuvälineitä ja joiden fyysiset tapaamiset ovat satunnaisia. Työt eivät ole sidoksissa aikaan tai paikkaan, vaan niitä voidaan tehdä missä ja milloin tahansa. Tyypillistä on toiminnan ajallinen ja paikallinen hajautuminen: jäsenten työpisteet sijaitsevat maantieteellisesti ja ajallisesti erillään ja jäsenillä on yhteisvastuu tiimin tuloksista. Virtuaalitiimien tunnusmerkkeihin kuuluu myös projektimaisuus ja usein myös väliaikaisuus, vaikka osa tiimeistä pysyy kokoonpanoltaan samana useita vuosia. Jäsenyys perustuu asiantuntijuuteen, joustavuuteen ja tietyn erityisalan osaamiseen.  Virtuaalitiimejä käytetään erityisesti IT-alalla suurissa yrityksissä.

Virtuaalitiimit helpottavat globalisaation haasteissa ja byrokraattisissa ongelmissa. Virtuaalitiimien avulla organisaatiot saavat kilpailuetua globaalissa ympäristössä. Hajauttaminen tarjoaa tiimin jäsenille mahdollisuuden tehdä töitä silloin kun se itselle parhaiten sopii. Kun paikalla ei tarvitse olla fyysisesti, se mahdollistaa joustavan otteen työntekoon. Virtuaalitiimit säästävät yrityksen kustannuksia ja luovat mahdollisuuden asioiden hoitamiseen moniulotteisesti ja joustavasti.

Virtuaalisen ja fyysisen tiimin eroavaisuuksia

Virtuaalisen tiimin johtaminen on haastavampaa, vaativampaa ja työläämpää kuin fyysisen tiimin johtaminen, sillä kaikki työskentelevät eri paikoissa ja kommunikointi tapahtuu verkossa. Johtaja ei pysty samalla tavoin valvomaan, motivoimaan ja ohjaamaan työn tekoa tai antamaan palautetta tiimin jäsenille. Eri paikoissa työskentely voi johtaa myös siihen, että tiimin jäseniä ei pysty kohtelemaan tasavertaisesti, ryhmähengen luominen ei onnistu ja alaisten kannustaminen virtuaalisesti takkuaa. Yhteisten tavoitteiden luominen ja niihin sitoutuminen on myös hankalampaa. Virtuaalitiimien johtamisessa ihmisten johtaminen on keskeisessä roolissa, jossa on panostettava fyysistä tiimiä enemmän luottamukseen, avoimuuteen ja sosiaalisuuteen. Esimies pystyy edistämään näitä olemalla itse avoin, kannustava ja luotettava ja olemalla aidosti kiinnostunut jokaisen tiimiläisen työnteosta. On tutkittu, että perinteisten tiimien johtaminen on paremmin johdettua kuin virtuaalitiimien.

Virtuaalisten tiimien toimiminen

Haasteita virtuaalitiimien tehokkaalle toiminnalle on jäsenten haluttomuus jakaa tietoa keskenään. Jos virtuaalitiimien jäsenten välillä ei ole sitoutuneisuutta, luottamusta ja yhteistä perustaa, ne eivät voi myöskään toimia tehokkaasti. Tiimit tarvitsevat selkeästi määritellyt roolit, tehtävärakenteet ja normit. Yhteisen perustan luomisessa on tärkeää vastuualueiden jakaminen, ettei synny epäselvyyksiä siitä, mitä kenenkin pitäisi tehdä. Yhteisten pelisääntöjen avulla vältytään suuremmilta erimielisyyksiltä. Toimivuuden kannalta on tärkeää saada jäsenet toimimaan yhteisen asian eteen ja innostumaan uusista asioista. Lisäksi työntekijän täytyy tietää, millaista työpanosta häneltä vaaditaan.

Virtuaalitiimit edellyttävät hyvin toimiakseen kehittyneen tekniikan ja toimivat tietoliikenneyhteydet. Työkulttuuria on myös kehitettävä ja työntekijöiden itseohjautuvuus huomioitava. Luottamus, avoimuus, sosiaalisuus, ryhmähenki ja ilmapiiri ovat tärkeässä roolissa. Tiimin jäsenillä tulee olla käytössä sopivat kommunikaatiovälineet. Tiimin jäsenten on panostettava siihen, mitä he viesteihin kirjoittavat ja miten asiat ilmaisevat, jotta viestiminen toimii sujuvasti ja kaikki ymmärtävät viestien sanoman oikein.

Avoimuutta, luottamusta ja yhteyden tunnetta voidaan edistää avoimella ilmapiirillä, jossa jokainen pystyy ilmaisemaan omat mielipiteensä ja kokee tulevansa kuulluksi. Esimiehen tehtävänä on neuvoa, ohjata ja kannustaa yhteisen päämäärän saavuttamiseksi ja asennoitua itse positiivisesti.

Virtuaalisen tiimin työkaluja

Google Drive on pilvipalvelu, joka on tullut opintojen aikana tutuksi. Käytämme sitä paljon ryhmätöiden tekemisessä eli olemme luokkakavereideni kanssa kuin virtuaalitiimi. Pystymme jakamaan tietoa reaaliajassa, pystymme tehdä ja muokata esimerkiksi word-dokumenttia samaan aikaan. Voin lukea tallennettuja tiedostoja myös puhelimella milloin vain.

Sähköpostin avulla on kätevää jakaa laajempia tietokokonaisuuksia ja sillä on nopeaa tavoittaa suurempikin määrä ihmisiä. Sähköpostin käyttäminen on helppoa. Messenger ja WhatsApp sopivat parhaiten pikaviesteihin ja niiden avulla viesti välittyy nopeasti vastaanottajalle. Viestin saapuessa tuttu merkkiääni ilmoittaa viestin saapuneeksi. Tämä soveltuu erinomaisesti ryhmäviestintään. Pitkiä viestejä näillä työkaluilla ei kannata alkaa kirjoittelemaan. Facebook sopii myös lyhyempien viestien lähettämiseen ja se tavoittaa vastaanottajan melko nopeasti.

Skypeä en ollut aikaisemmin käyttänyt. Vanhemmille lapsilleni sen käyttö oli tuttua, joten pyysin heiltä apua. Halusin ottaa yhteyden Amerikassa asuvaan tätiini, joka oli viime kesänä Suomessa vierailulla. Skypen mahdollistama näköyhteys tuntui mukavalta. Vaikka yhteys oli toiselle puolelle maailmaa, se tuntui samalta kuin olisi ollut esimerkiksi samassa talossa. Skype tuntui toimivalta ja hyvältä työkalulta.

LÄHDE

Lehtinen, E. 2014. Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisöille ja johtamiselle. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/12/08/virtuaalitiimi-digiajan-haaste-tyoyhteisoille-ja-johtamiselle/ [viitattu 11.11.2016].

Virolainen, H. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin” – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 8.11.2016].

perjantai, 21. lokakuu 2016

Työelämän edellyttämän osaamisen säilyttäminen

Työelämän edellyttämän osaamisen säilyttäminen

Digiajan johtajan on nähtävä tiedonvälityksen, toimintamallien, asiakaskäyttäytymisen ja yrityskulttuurien muuttuvan. Digiajan johtaja uskaltaa hyödyntää liiketoiminnan kasvattamisessa, tehostamisessa ja asiakaslähtöisten palveluiden luomisessa digitalisaatiota, joka vaatii uudenlaista osaamista siirryttäessä toimimaan uusilla toimintamalleilla. Työntekijöiden osaaminen säilyy kehittämällä ja päivittämällä osaamista, kouluttamalla ja perehdyttämällä. Johtajilla on iso rooli työntekijöiden koulutusmahdollisuuksissa, heidän pitää kannustaa osallistumaan niihin. Koulutukset on myös mietittävä jokaisen oman osaamisen ja asian hallitsemisen perusteella. Vanhemmilla ihmisillä uusien toimintamallien ja työtapojen käyttö vaatii aikaa. He eivät ole yleensä niin nokkelia oppimaan ja hallitsemaan uusia teknologisia välineitä kuin nykyajan nuoret. Nuorille digivälineiden käyttö tuntuu monesti olevan itsestäänselvyys.

Johdon rooliin kuuluu motivointi ja sitouttaminen. Motivointi vaikuttaa siihen, että työntekijä haluaa tehdä työtään, osallistuu ja haluaa kehittää työnsä ja työyhteisönsä toimintaa. Työhön sitoutumista edistää mm. avoin ja salliva ilmapiiri sekä työntekijän kokema arvostus, tuki ja palaute. (Ekonomilehti 2014.) Työtavat räätälöidään tarkasti yksilöiden ominaisuuksien mukaan: etsitään toimivin työympäristö ja valitaan digitaaliset työvälineet, jotka mahdollistavat työn tekemisen melkein missä vain toimivien tietoliikenneyhteyksien avulla. (Lehtinen 2014.) Mobiilikommunikaation, sähköpostin, videoneuvotteluiden ja sosiaalisen median kanavien myötä jokaisella työntekijällä on työkalut luoda, ylläpitää ja kehittää omia verkostojaan. (Ekonomilehti s.a.)

Uuden sukupolven työntekijät uskovat omaan itseensä ja osaamiseensa ja kaipaavat mahdollisuuksia toteuttaa itseään ja vaikuttaa asioihin. He haluavat ottaa vastuuta ja vapautta päätöksenteossa. Johtajan tehtävä painottuu siihen, että hän auttaa ihmisiä oppimaan ja ohjaa tiimejä tekemään työtään paremmin. Johtaja joutuu miettimään, vaaditaanko työntekijöiltä läsnäoloa fyysisissä työpisteissä, voidaanko työtä tehdä etätyönä, kenen kanssa työskennellään ja miten hoidetaan yhteydenpito muuhun organisaatioon. (Lehtinen 2014.)

Muutoksen johtaminen on muutoksen prosessimaista suunnittelua, syiden analysointia, tulevaisuuden ennakointia, reagointia muuttuviin tilanteisiin, suunnan näyttämistä sekä ihmisten kuuntelua, innostamista ja tukemista muutoksessa. Muutoksessa tarvitaan avointa viestintää, joka on jatkuvaa ja johdonmukaista. Johtajan on tiedettävä, mikä tieto on tärkeää työn tekemisen kannalta ja mikä ei, sekä mitä tietoa ei saa kertoa tietosuojan takia. Viestinnässä käytetään kasvokkain kommunikoinnin, puhelimen ja sähköpostin ohella sosiaalisia kanavia (Digitaalinen polku 2014). Johtaja vie muutosta eteenpäin työyhteisössä ja osallistaa henkilöstön mukaan vaihtoehtojen arviointiin, valintojen ja päätösten tekemiseen sekä konkreettisiin muutostoimenpiteisiin. Hän huolehtii tiimin työskentelystä, näkee ja ymmärtää kokonaisuuden muutoksen toteuttamisessa, kannustaa ja kuuntelee. Johtajan on mielestäni annettava rakentavaa palautetta, jotta työntekijät voivat kehittyä työssään. Yhdessä henkilöstön kanssa sovitaan uusista työtavoista, työn suorittamiseen käytettävästä tekniikasta ja työvälineistä. (Ilmarinen s.a.) Johtaja ei saa yksin muutosta tehtyä vaan hän tarvitsee mukaan koko henkilöstön. Muutos tehdään yhdessä kaikkien panostuksella.

LÄHTEET

Digitaalinen polku 2014. Johtaminen on viestintää: Miten digitaalisuus muuttaa sitä? Saatavissa: http://digitaalinenpolku.fi/johtaminen-viestintaa-miten-digitaalisuus-muuttaa-sita/ [viitattu 10.10.2016].

Ekonomilehti s.a. Digimurroksen uhat ja mahdollisuudet työpaikalla. Saatavissa: http://www.ekonomilehti.fi/digimurroksen-uhat-ja-mahdollisuudet-tyopaikalla/ [viitattu 11.10.2016].

Ilmarinen s.a. Onnistunut muutos– Tukea onnistuneen muutoksen suunnitteluun ja läpivientiin. Saatavissa: https://www.ilmarinen.fi/siteassets/liitepankki/tyohyvinvointi/opas-onnistunut-muutos.pdf [viitattu 19.10.2016].

Lehtinen, E. 2014. Organisaatiot- Johtaminen ja työ digitalisaation murroksessa. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/01/29/organisaatiot-johtaminen-ja-tyo-digitalisaation-murroksessa/ [Viitattu 12.10.2016].

Työyhteisön toiminnan ”kolme muskettisoturia”: Avoimuus, Luottamus ja Työhön sitoutuminen. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/ [viitattu 20.10.2016].

keskiviikko, 12. lokakuu 2016

Organisaation elinkelpoisuuden säilyttäminen

Organisaation elinkelpoisuuden säilyttäminen

Digitalisaatio on digiteknologian integrointia kaikkeen elämään ja toimintaan, joka tekee kommunikaation helpommaksi ja edullisemmaksi sekä helpottaa erilaisten asioiden hoitamista. Digitalisaatio on nykypäivän ilmiö, jolla tarkoitetaan informaation purkamista bitteihin, jolla mahdollistetaan tiedon tallentaminen, järjesteleminen ja muuntelu. Menestyäkseen yritysten ja organisaatioiden on luotava selkeä näkemys digitalisoitumisen vaikutuksesta omaan toimintaan. (Heinäsmäki 2015; Lehtinen 2014.) Digitalisaatio tarjoaa uusia mahdollisuuksia liiketoiminnalle, sillä parannetaan ja kehitetään olemassa olevaa liiketoimintaa, luodaan uusi liiketoiminta-, palvelu- tai toimintamalli vanhan rinnalle tai luodaan uusi malli korvaamaan vanhan. (Rantanen 2015.) Digilisaation vaikutukset johtajuuteen ovat suuret, ne näkyvät suhteiden luomisessa, viestinnässä ja suhteessa tietoon. Digitalisaatio tarjoaa johtajille mahdollisuuksia luoda aikaisempaa enemmän suhteita, ei pelkästään enää kasvokkaisissa tilanteissa vaan myös sosiaalisissa verkoissa. (Lehtinen 2015.)

Muutos edellyttää aina johtamista, jossa keskeisin tavoite on viedä muutos onnistuneesti läpi ja saada uusi toimintatapa vakiintumaan. (Ilmarinen s.a.) Kasvuhakuisissa yrityksissä digitalisaation mahdollisuudet ymmärretään ja niissä tehdään asioita uudella tavalla (Virolainen 2015). Digitalisoinnilla tavoitellaan sekä tuottojen paranemista että kustannusten, erityisesti prosessikustannusten, alenemista. (Heinäsmäki 2015). Julkisella sektorilla koulutus ja terveydenhuolto ovat esimerkkejä aloista, joilla uudet digitaaliset ratkaisut tuovat valtavia mahdollisuuksia tehdä asiat paremmin ja tehokkaammin, esimerkiksi sähköisten oppimisympäristöjen ja yhtenäisten potilastietojärjestelmien avulla. (Virolainen 2015) Muutokset ovat välttämättömiä, jotta organisaatiot pysyvät liikkeessä ja säilyttävät kilpailukykynsä. Jolleivat ne ole digitalisaatiossa mukana, niin kilpailijat kyllä ovat ja vievät varmasti markkinaosuuden (Heinäsmäki 2015).

Organisaation elinkelpoisuuden säilyttämiseksi, johdon on ymmärrettävä digitaalisen, virtuaalisen ja mobiilin toimintaympäristön erityispiirteet, sen tuomat haasteet ja strategiset mahdollisuudet. On kyse kokonaisvaltaisesta muutoksesta: liiketoiminnan kehitysharppauksista ja strategisesta uudistumisesta. (Lehtinen 2015.) Aito ja oivaltava linjaus oman yrityksen digitalisaatiosta on menestyksekäs lähtökohta. Digitaalisen ajan johtaminen ratkaisee kuinka digitaalisaatio yrityksessä onnistuu. Uuden digitaalisen toiminnan on ulotuttava yrityksessä kaikille tasoille, koskettaa kaikkia toimintoja ja toiminnan tasoja strategiasta ja toimintamalleista yrityskulttuuriin sekä yksittäisen työntekijän toimenkuvaan ja osaamiseen. Tärkeintä on ymmärtää digitalisaation merkitys organisaatiolle ja asetettava tavoitteita ja päämääriä sekä yrityksen että työntekijöiden näkökulmasta ja sitouduttava aidosti niiden toteutukseen ja onnistumiseen. (Rantanen 2015.)

Organisaatioiden on otettava huomioon julkisten ja yksityisten palveluiden siirtyminen verkkoon, laajeneva nettikauppa ja sosiaalisen median lisääntyvä käyttö. Kaikesta digitalisaatiosta huolimatta on tietenkin hyvä muistaa, että kaiken toiminnan pohjana on ihminen sekä hänen tarpeensa. Organisaatiot muodostuvat ihmisistä ja kaiken johtamisen perustana tulee olla ihminen. Digitalisaatio on keino auttaa ihmisiä tarpeiden tyydyttämisessä, suuri mahdollisuus. (Lehtinen 2014.)

LÄHTEET

Ekonomilehti. 2014. Hyvä ja paha valta työelämässä. Saatavissa: http://www.ekonomilehti.fi/vallankaytto-tyopaikalla/ [viitattu 9.10.2016].

Ilmarinen s.a. Onnistunut muutos– Tukea onnistuneen muutoksen suunnitteluun ja läpivientiin. Saatavissa: https://www.ilmarinen.fi/siteassets/liitepankki/tyohyvinvointi/opas-onnistunut-muutos.pdf [viitattu 10.10.2016).

Lehtinen, E. 2014. Organisaatiot- Johtaminen ja työ digitalisaation murroksessa. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/01/29/organisaatiot-johtaminen-ja-tyo-digitalisaation-murroksessa/ [Viitattu 12.10.2016].

Heinäsmäki, M. 2015. Digitalisaation vaikutus suomalaisten hyvinvointiin. Saatavissa: http://digitalistnetwork.com/digitalisaation-vaikutus-suomalaisten-hyvinvointiin/ [viitattu 9.10.2016].

Virolainen, A-M. 2015. Digitalisaatio on mahdollisuus kasvuun. Saatavissa: http://www.annemarivirolainen.fi/digitalisaatio-on-mahdollisuus-kasvuun [viitattu 11.10.2016].

maanantai, 26. syyskuu 2016

Ensimmäinen tehtävä

Olen sosionomiopiskelija Kymenlaakson ammattikorkeakoulusta, joka perusti blogin vain Johtamisen ajankohtaisteema-kurssia varten. Minulla ei ole ennestään minkäänlaista kokemusta blogeista. En ole itse kirjoittanut blogia tai lukenut toisten omia. Olen aina ajatellut, etten tule blogia kirjoittamaan. Näin yllättäviin tilanteisiin sitä sitten joutuu. Mielenkiinnolla odotan, mitä kurssi tuo tullessaan. Blogiin kirjoitan annettuja tehtäviä. Vuodatus.net sivuston valitsin, koska se tuntui kaikista selkeimmältä. Olin myös aiemmin kuullut tuttavani käyttävän tätä sivustoa. Silmiin osui heti luo blogi ja se oli siinä. Blogin perustaminen oli suhteellisen helppoa.

Blogin eroaminen muista some-kanavista

Jouduin etsimään erilaisia blogeja niihin tutustuakseni. Blogi eroaa muista some-kanavista selvästi, tekstit ovat pitkiä sisältäen tarinoita omasta elämästä, arjesta ja itselle mieluisista asioista. Blogiin kirjoitetaan kuin päiväkirjaan. Blogeja varten nähdään myös paljon vaivaa, monet blogit olivat kauniisti ja tarkoin suunniteltuja. Joissakin blogeissa oli myös kuvia, jotka tekivät niistä paljon kiinnostavampia. Siksi etsin heti omaan blogiini kuvan ja myöhemmin lataan niitä lisää. Blogi on siitä hyvä, että kuvia itsestä ei tarvitse laittaa. Löysin monia leivonta-aiheisia blogeja, joista kiinnostuin. Olen aina tykännyt tehdä kakkuja ja kokeilla uusia reseptejä. Ajatus omasta leivonta-blogista tuntuu kivalta ajatukselta. Muihin some-kanaviin, kuten Twitteriin ja Facebookiin laitetaan nopeita ja lyhyitä päivityksiä sekä kuvia, jotka menevät nopeasti niiden vastaanottajille. Instagramiin ladataan kuvia ja Youtubeen videoita. Facebook on ainut some-kanavista, joita olen itse käyttänyt.

Blogin käyttäminen johtamisviestinnässä

Mielestäni blogia voisi hyödyntää johtamisviestinnässä. Esimiehen on huolehdittava kuitenkin, että kaikki haluavat ja osaavat blogia käyttää. Nuorempi sukupolvi todennäköisesti pitäisi blogin käyttöä sujuvana ja tervetulleena, mutta hiukan varttuneemmalle väestölle se ei olisi niin yksinkertaista. Blogin olisi oltava myös tarpeeksi mielenkiintoinen, jotta sitä seurataan. Blogia pitäisi päivittää säännöllisesti ja se pitäisi olla aina ajan tasalla, jotta sen käytöstä hyödytään.

Blogia voisi käyttää tiedotuskanavana ja sitä kautta voisi jakaa kaikille yhteiset sähköpostiviestit ja kokouskutsut. Blogia voisi hyödyntää myös sisäisten tiedotteiden jakamisessa, mutta vain niille joita ne koskevat. Tiedotteita voisivat kaikki työntekijät kommentoida niin halutessaan. Henkilöstölehden juttuja voisi myös blogissa hyödyntää. Kaikki eivät varmasti lehtiä edes lue, joten niistä voisi nostaa esille kaikkein tärkeimmät ja hyödyllisimmät artikkelit.

Kehityskeskusteluja ei voi blogissa korvata. Ne ovat tärkeitä käydä kasvotusten, sillä niissä käydään läpi työntekijän henkilökohtaisia asioita ja tarpeita. Kasvokkain keskustelua ja käytäväkeskustelua ei pidä unohtaa, ne ovat tärkeitä keinoja ylläpitää hyviä välejä, olla vuorovaikutuksessa ja antaa rakentavaa palautetta. Ihmisten pitää kommunikoida myös kasvotusten, kaikkea ei voi hoitaa digitaalisesti.

Blogin käyttäminen esimiestyössä

Blogia esimiestyössä voisi mielestäni hyvin hyödyntää. Jos olisin itse esimies, voisin kirjoittaa alaisilleni kiinnostavia juttuja työhön liittyvistä ajankohtaisista aiheista, kuten koulutusmahdollisuuksista, kokouksista, tiedotteista, työhyvinvoinnista, esimies- ja alaistaidoista ja työyhteisön toimivuudesta. Blogissa voisi myös antaa positiivista ja kannustavaa palautetta työntekijöille. Koen itse, että palaute saa suuremman merkityksen, kun sen voi jakaa työkavereiden kanssa.

Mielestäni esimies voisi kirjoittaa blogiin itsestäkin jotain, esimerkiksi harrastuksista. Alaiset oppisivat tuntemaan esimiehen paremmin ja yhdessä jaetut asiat parantaisivat luottamusta ja arvostusta. Videomuodossa blogini ei voisi olla. Ihmiselle, joka inhoaa ja välttelee kaikenlaista esiintymistä, se vain ei sovi.

LÄHTEET:

Alasilta, A. 2009. Blogi tulee töihin. Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.

Kortesuo, K. 2014. Sano se someksi 2− Organisaation käsikirja sosiaaliseen mediaan. 1. painos. Viro: Meedia Zone OÙ.

Torppa, T. 2014. Työssään kirjoittavan opas. Viro: Print Best

sunnuntai, 25. syyskuu 2016

Näkökulmia johtamiseen digiajassa