Virtuaalitiimit ja niiden hyödyt

Virtuaalitiimeiksi sanotaan tiimejä, joiden jäsenet kommunikoivat sähköisesti käyttäen työskentelyssä teknisiä apuvälineitä ja joiden fyysiset tapaamiset ovat satunnaisia. Työt eivät ole sidoksissa aikaan tai paikkaan, vaan niitä voidaan tehdä missä ja milloin tahansa. Tyypillistä on toiminnan ajallinen ja paikallinen hajautuminen: jäsenten työpisteet sijaitsevat maantieteellisesti ja ajallisesti erillään ja jäsenillä on yhteisvastuu tiimin tuloksista. Virtuaalitiimien tunnusmerkkeihin kuuluu myös projektimaisuus ja usein myös väliaikaisuus, vaikka osa tiimeistä pysyy kokoonpanoltaan samana useita vuosia. Jäsenyys perustuu asiantuntijuuteen, joustavuuteen ja tietyn erityisalan osaamiseen.  Virtuaalitiimejä käytetään erityisesti IT-alalla suurissa yrityksissä.

Virtuaalitiimit helpottavat globalisaation haasteissa ja byrokraattisissa ongelmissa. Virtuaalitiimien avulla organisaatiot saavat kilpailuetua globaalissa ympäristössä. Hajauttaminen tarjoaa tiimin jäsenille mahdollisuuden tehdä töitä silloin kun se itselle parhaiten sopii. Kun paikalla ei tarvitse olla fyysisesti, se mahdollistaa joustavan otteen työntekoon. Virtuaalitiimit säästävät yrityksen kustannuksia ja luovat mahdollisuuden asioiden hoitamiseen moniulotteisesti ja joustavasti.

Virtuaalisen ja fyysisen tiimin eroavaisuuksia

Virtuaalisen tiimin johtaminen on haastavampaa, vaativampaa ja työläämpää kuin fyysisen tiimin johtaminen, sillä kaikki työskentelevät eri paikoissa ja kommunikointi tapahtuu verkossa. Johtaja ei pysty samalla tavoin valvomaan, motivoimaan ja ohjaamaan työn tekoa tai antamaan palautetta tiimin jäsenille. Eri paikoissa työskentely voi johtaa myös siihen, että tiimin jäseniä ei pysty kohtelemaan tasavertaisesti, ryhmähengen luominen ei onnistu ja alaisten kannustaminen virtuaalisesti takkuaa. Yhteisten tavoitteiden luominen ja niihin sitoutuminen on myös hankalampaa. Virtuaalitiimien johtamisessa ihmisten johtaminen on keskeisessä roolissa, jossa on panostettava fyysistä tiimiä enemmän luottamukseen, avoimuuteen ja sosiaalisuuteen. Esimies pystyy edistämään näitä olemalla itse avoin, kannustava ja luotettava ja olemalla aidosti kiinnostunut jokaisen tiimiläisen työnteosta. On tutkittu, että perinteisten tiimien johtaminen on paremmin johdettua kuin virtuaalitiimien.

Virtuaalisten tiimien toimiminen

Haasteita virtuaalitiimien tehokkaalle toiminnalle on jäsenten haluttomuus jakaa tietoa keskenään. Jos virtuaalitiimien jäsenten välillä ei ole sitoutuneisuutta, luottamusta ja yhteistä perustaa, ne eivät voi myöskään toimia tehokkaasti. Tiimit tarvitsevat selkeästi määritellyt roolit, tehtävärakenteet ja normit. Yhteisen perustan luomisessa on tärkeää vastuualueiden jakaminen, ettei synny epäselvyyksiä siitä, mitä kenenkin pitäisi tehdä. Yhteisten pelisääntöjen avulla vältytään suuremmilta erimielisyyksiltä. Toimivuuden kannalta on tärkeää saada jäsenet toimimaan yhteisen asian eteen ja innostumaan uusista asioista. Lisäksi työntekijän täytyy tietää, millaista työpanosta häneltä vaaditaan.

Virtuaalitiimit edellyttävät hyvin toimiakseen kehittyneen tekniikan ja toimivat tietoliikenneyhteydet. Työkulttuuria on myös kehitettävä ja työntekijöiden itseohjautuvuus huomioitava. Luottamus, avoimuus, sosiaalisuus, ryhmähenki ja ilmapiiri ovat tärkeässä roolissa. Tiimin jäsenillä tulee olla käytössä sopivat kommunikaatiovälineet. Tiimin jäsenten on panostettava siihen, mitä he viesteihin kirjoittavat ja miten asiat ilmaisevat, jotta viestiminen toimii sujuvasti ja kaikki ymmärtävät viestien sanoman oikein.

Avoimuutta, luottamusta ja yhteyden tunnetta voidaan edistää avoimella ilmapiirillä, jossa jokainen pystyy ilmaisemaan omat mielipiteensä ja kokee tulevansa kuulluksi. Esimiehen tehtävänä on neuvoa, ohjata ja kannustaa yhteisen päämäärän saavuttamiseksi ja asennoitua itse positiivisesti.

Virtuaalisen tiimin työkaluja

Google Drive on pilvipalvelu, joka on tullut opintojen aikana tutuksi. Käytämme sitä paljon ryhmätöiden tekemisessä eli olemme luokkakavereideni kanssa kuin virtuaalitiimi. Pystymme jakamaan tietoa reaaliajassa, pystymme tehdä ja muokata esimerkiksi word-dokumenttia samaan aikaan. Voin lukea tallennettuja tiedostoja myös puhelimella milloin vain.

Sähköpostin avulla on kätevää jakaa laajempia tietokokonaisuuksia ja sillä on nopeaa tavoittaa suurempikin määrä ihmisiä. Sähköpostin käyttäminen on helppoa. Messenger ja WhatsApp sopivat parhaiten pikaviesteihin ja niiden avulla viesti välittyy nopeasti vastaanottajalle. Viestin saapuessa tuttu merkkiääni ilmoittaa viestin saapuneeksi. Tämä soveltuu erinomaisesti ryhmäviestintään. Pitkiä viestejä näillä työkaluilla ei kannata alkaa kirjoittelemaan. Facebook sopii myös lyhyempien viestien lähettämiseen ja se tavoittaa vastaanottajan melko nopeasti.

Skypeä en ollut aikaisemmin käyttänyt. Vanhemmille lapsilleni sen käyttö oli tuttua, joten pyysin heiltä apua. Halusin ottaa yhteyden Amerikassa asuvaan tätiini, joka oli viime kesänä Suomessa vierailulla. Skypen mahdollistama näköyhteys tuntui mukavalta. Vaikka yhteys oli toiselle puolelle maailmaa, se tuntui samalta kuin olisi ollut esimerkiksi samassa talossa. Skype tuntui toimivalta ja hyvältä työkalulta.

LÄHDE

Lehtinen, E. 2014. Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisöille ja johtamiselle. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/12/08/virtuaalitiimi-digiajan-haaste-tyoyhteisoille-ja-johtamiselle/ [viitattu 11.11.2016].

Virolainen, H. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin” – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf [viitattu 8.11.2016].